【商务邮件-#02】邮件正文的写法

如何才能写出一封好的外贸邮件，是我们外贸业务员面临的最最重要的课题。不管是从商务信函类上抄过来的，或者自己通过“中译英”的形式写的邮件，都不是真正意义上的“好邮件”。真正好的邮件，是“必须”模仿外国人，尤其是那些以英语为母语的客户的行文方式。

即使你的邮件写得四平八稳，语法精练，整篇下来没有任何错误，可能在学校可以拿高分的一篇作文，可客户收到后，还是怎么看怎么别扭，这种情况非常多。我建义给客户写邮件时，最好忘记中国人的行文和思维方式，按欧美人的习惯去思考问题，这样才可能让客户满意。

邮件写得过长

这里讲一下，外贸行业的营销人员犯的比较致命的一个错误，那就是：邮件写得过长

客户的时间很宝贵，每天要收到几十甚至数百封邮件，的确很忙，换位思考一下，一个陌生人发了一封长篇大论的邮件给你，英语表述又不好，读起来云里雾里，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？

而且大多数外国人的时间观念很强，每天只用固定的时间来处理Email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会直接被删除，或者是将邮箱地址设为垃圾邮件。

我问过很多西欧客户，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼。重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，或者标上记号，找别的时间再回复。不是太重要的，会在邮箱里标注上要处理的具体时间，然后从收件箱拉到相应的子目录里。

换句话说，只要客户的邮箱地址是对的，也是你要找的Right Person（正确的人），你的邮件只能停留在他的眼前2-3秒，这就是决定命运的时刻。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？

既然邮件写得太长，大多数客户没兴趣看。可写得太短了，也有可能会失去很多潜在客户。内容不够，突出不了优势，怎么能吸引客户的兴趣呢？

笔记本电脑公司的

邮件例子（中文思路）

举个例子，A公司生产笔记本电脑，如果邮件只是很简单地点一下：很高兴与你在**展会见面，我们提供价廉物美的手提电脑，希望能跟贵公司合作。

这样的语句说服力是远远不够的，因为专业产品，没有太多的内容和实质性的证据，很难让客户有准确的判断。价廉，能低到何种程度？200美元算价廉，还是100美元算便宜？没有合理的参照物。物美，这个就更难数字化了，怎么样才算是 good quality（高质量），你没办法证明，客户脑海中也形成了不具体的概念。

这个时候可以把一封写得很长，内容很全面的邮件拆分成多个邮件，组成邮件群，以此来突出优势，同时专门对付那些专业客户和大买家。虽说是开发客户的邮件，但不一定是一封信，可以是两封、三封，甚至很多封邮件，不要局限了思维。

以拿到展会客户的名片为例，比如我拿到了美国 ABC 公司的采购经理 Mr. Peter Cochez 的名片

第一步：Google搜索这个美国客户的所有信息，包括Facebook和Linkedin，搜索Peter公司CEO或President的信息，看看他们的网站，从他们的网站判断，这是一个集团公司，还是进口商，批发商？网站里还有没有其他的品牌，有没有我们现在所卖的产品，或相类似的产品。

第二步：如果对方网站上有和我们现在类似的产品，我们就要用好 Split mails. 比如第一封邮件，简单介绍我们是什么公司，然后在***展会上见过面（邮件正文中插入我司的名片，将参展公司的人员人头像，以及背景为参展产品的摊位照缩小剪切，放在名片的空白处，连同邮件一起发送，以便客人一打开，便能引起客人的对当时场景回忆，客人也好从名片夹中翻出我司名片）

然后告诉客人，他在产品上看到的某某产品是你们这几年美国市场卖得最好的产品，价位大约在XX－XX这个区间，根据具体的包装和数量。如果您有兴趣，我们可以提供样品测试质量及市场。

第三步：第二封邮件跟上，提供三到五款相对不错，且适合当地市场的产品，其中必须有一款是价格特别特别低的，甚至可以不赚钱报价（保持不亏本），其他几个有高有低。

第四步：第三封邮件过去，可以推荐几款我们出口加拿大，或西欧、北欧市场的产品（可以再附带上我方帮其他客人做OEM的一些彩盒包装盒图片，展示盒包装，邮购盒包装，注意要保护老客户资料，可以模糊处理一下图片的敏感信息），让内容足够丰富，能通过我们这一封邮件看到足够多的信息。（控制文件大小，尽量把附件控制在1M以内）

第五步：第四封邮件过去，附上第三方机构的验厂报告（如果有的话，很好的证明实力的办法。）如果有验厂，但是报告没有，也可以告诉客户，你们有通过某某客户的factory audit（验厂），但是不用发报告。

简单介绍一下自己工厂的优势，年销售额及生产能力，现有的合作客户，车间、自动机、流水作业线、样品间、仓库、工人宿舍、食堂等地方的图片，如果有专门做好的presentation（PPT演示文档）之类的就更加理想，方便客户进一步了解我厂各方各面。

第六步：第五封邮件，给出我们产品的各种测试报告，专门发这一封邮件，以增强客户对我们产品质量，以及对我厂的信心。

拿到展会名片后

联系客户的邮件写法

以下是一个实战的案例(以拿到展会名片为例)

★点评：先发第一封开发信，简单提一下在哪里见过面，尤其是我们的名片及参展产品，参展人员的头像，更加需要突出，容易唤起对方的注意。故意把对方公司写在主题里，希望抓住对方的眼球。在邮件中注明这是基础报价，是为后面可能有的谈判进展留有余地。同时愿意为对方提供样品测试质量及市场的反应。

★点评：先看看对方的网站，根据网站的相似类型的产品，提供我方3-5款感觉适合对方当地市场的产品，报价单里至少有1-2款特别有价格竞争力，来测试客户对价格的敏感度（虚实报价）

★点评：让潜在客人看到我们过去众多OEM客人的各种案例，让潜在客人通过这一封邮件看到足够多的CASE信息，要把这些包装盒信息的图片好好处理一下，灯光、角度、明暗度、文件大小等，一定要清楚、直观、突出优势，而且所有文件加起来，尽量控制在几百K左右，不要超过1M，越小越好）

★点评：这是从各个角度向客户展示我厂实力的一封综合性邮件。把关于自己的工厂实力，验厂报告等发送给客户参考。主要是给客户对我厂留下深刻的印象，不至于一看就忘，甚至根本不看。

★点评：证明我厂产品质量过“硬”，能通过美国各种测试的考验，出口美国自然没有问题。

★请注意发邮件的频率：

选择一：所有的邮件一气呵成地连续发出（大约每封邮件中间间隔个30秒）。这五封邮件，就可以理解为一个“外贸邮件群”，从不同主题，不同角度，不同产品，不同内容的分享，不仅能让客人在短时间内建立起对新供应商的信心，增加了对新供应商的了解，同时也给客人留下较深刻的印象。

选择二：五封邮件分时间段发送，以便于对客户进行 Follow up 的时候有充足的话题。发送的频率为：1天--3天--7天--15天-30天（参考发送时间）